¿Por qué un ERP?

El desarrollo de este documento es aplicable tanto para organizaciones que se plantean por primera vez la implantación de un ERP, como para organizaciones que ya tienen un Sistema de Gestión y quieren reemplazarlo para mejorar los resultados.

En qué se traduce tener un sistema de gestión en marcha

1. Nivel operacional: Automatizar procesos de negocio

En un primer nivel, un ERP en funcionamiento consigue automatizar los procesos de negocio. Esto implica convertir las tareas que se realizaban manualmente en procesos electrónicos automatizados para la captura, registro y recuperación de la información; lo cual deriva en un aumento de la productividad y, por tanto, un a reducción de costes en la compañía.

Es decir, las tareas que se realizaban antes a través de otros medios se realizan ahora de forma integrada bajo un mismo programa que utiliza criterios y recoge los datos de forma centralizada. Ej: presupuestos, facturas... toda la compañía funciona bajo la misma herramienta (menos errores, no duplicación de datos...).

Todo ello genera una serie de ventajas a la empresa gráfica en beneficio de su competitividad en el mercado: reducción de tiempos de respuesta a sus clientes, respuestas automáticas personalizadas y muchos otros beneficios que soportan formas en plataformas XML, estándares de la industria mundial.

En última instancia, este primer nivel también es capaz de aumentar los retornos en las inversiones realizadas en las aplicaciones tecnológicas de este tipo a partir de todas estas ventajas.

2. Nivel analítico: Información destinada para el control de los mandos intermedios

En este segundo nivel, una correcta implantación va a permitir, que, de forma casi invisible, las personas responsables puedan recuperar tiempo para otras gestiones al tener información verdadera para la organización, la planificación y el control al alcance de su mano y en todo momento. Con ello se consigue que el control de los procesos básicos está mucho más definido, lo que supone grandes beneficios (por ejemplo, va a ser mucho más fácil obtener un certificado de calidad).

Como vamos a disponer de toda la información, podremos adoptar una actitud pro-activa y adelantarnos a las necesidades de materiales o capacidad productiva (horas hombre o máquina), lograr una mayor organización, prever con exactitud cualquier tipo de problema y tomar rápidas decisiones que mejoren muchos aspectos de la compañía.

Todo ello se traduce en beneficio y rentabilidad, pues la agilidad de los mandos intermedios es muchas veces un factor clave para el crecimiento de la empresa gráfica.

3. Nivel estratégico: Información verdadera/cierta para las decisiones gerenciales

Imagínese apretar un botón por las mañanas y conocer al instante exactamente lo que está pasando en la empresa en cuanto a costes, márgenes y beneficios por operación o de forma global; pero no sólo eso, imagínese que además puede comparar esos datos con las estimaciones previstas que se habían definido previamente... Este hecho permitiría tomar decisiones rápidas y seguras, actuar velozmente con el objetivo de reducir costes, aumentar beneficios y hacer mucho más rentable a la empresa gráfica.

Pensemos, por ejemplo, en la información que nos pueden facilitar los fichajes de los operarios de planta. Al pasar el tiempo, vamos a poder conocer con total exactitud cuánto tiempo se emplea en realizar cada operación de cada producto, ello nos va a permitir evaluar cuales son las operaciones que nos están consumiendo más recursos y evaluar con certeza una hipotética inversión.

Bien, pues es este el fin último del sistema de gestión. El ERP consiste, pues, en un recolector de datos que tienen un gran valor si se tratan adecuadamente.

En conclusión, tras haber expuesto las amplias posibilidades de un sistema de gestión, es evidente que la correcta implantación de un ERP conlleva incrementos radicales de productividad, así como la posibilidad de tener mejor información en la toma de decisiones. La implantación de un ERP, en la mayoría de los casos, no se plantea para conseguir pequeñas mejoras sino mejoras radicales.

Pero, aún, los empresarios gráficos sufren el lastre de un mercado que nunca apostó a tiempo por los avances informáticos. El miedo al cambio y a lo nuevo, o el temor a afrontar un proceso complicado, hace retrasar la implantación de este tipo de herramientas: "falta de tiempo, demasiado trabajo extra, aumento de costes" son las razones más habituales para retrasar la implantación de un sistema de gestión. Pero estos argumentos se quedan minimizados al entender los beneficios que se obtendrán al tener toda la gestión realizada por la empresa, controlada en cada momento.

Por lo tanto, un mejor control de la información, la optimización de los recursos, la reducción de tiempo por gestión y, en definitiva, adquirir mayor competitividad, son los beneficios indudables que se derivan de una correcta implantación de un sistema de gestión potente.