¿Qué es un BPM?

Introducción

Después de varios años de grandes inversiones en tecnología, muchas empresas muestran sus dudas sobre la capacidad de las TI, y sobre los proveedores y asesores tecnológicos que les dan soporte, para proporcionar los beneficios que prometen. La fuerte recesión económica ha creado objetivos aparentemente en conflicto como la reducción de costes al tiempo que se incrementa la demanda de las empresas sobre la función de las tecnologías de la información. Y no se trata sólo de empresas que demandan más de las TI, sino que también esperan que la tecnología responda cada vez más rápido.

Muchos de estos requerimientos son impulsados por la demanda de procesos empresariales nuevos o mejorados. El aumento de la calidad en el servicio de atención al cliente, el lanzamiento de nuevos productos al mercado y la reducción de los costes han posicionado la tecnología para la automatización de los procesos empresariales y su gestión eficaz como la prioridad principal. Como respuesta a estas presiones cabe destacar el cambio en la forma en la que las empresas se están aproximando a la tecnología para la automatización de procesos. Cada vez más los responsables de las compañías están buscando una forma diferente de mejorar la gestión de los procesos empresariales, evitando invertir en los largos, caros y arriesgados proyectos de nuevas aplicaciones que tan a menudo han conducido a la decepción en el pasado.

Este nuevo enfoque ha sido denominado Gestión de procesos de negocio (del inglés Business Process Management, BPM)

¿Qué es BPM?

BPM (Business Process Management) se refiere a la realidad de que los procesos empresariales son complejos, din�micos y entrelazan a toda la organizaci�n y, m�s all� de los cortafuegos, hasta a sus socios y clientes. BPM es la respuesta para automatizar y gestionar de forma eficaz los procesos multifuncionales que necesitan un nuevo enfoque y unas herramientas de soporte que reflejen esa realidad. BPM permite el modelado de los procesos y que estos sean mantenidos de una forma din�mica a medida que los requerimientos del negocio se redefinen o modifican, a la luz de la nueva informaci�n sobre la forma de trabajar de los usuarios o los cambios en las necesidades del negocio.

La gesti�n de procesos empresariales (BPM) es un cambio de metodolog�a en la gesti�n e implementaci�n del sistema para ayudar a la continua comprensi�n y gesti�n de los procesos empresariales que interact�an con las personas y los sistemas, tanto dentro como a trav�s de toda la organizaci�n.

Es una metodolog�a basada en los siguientes supuestos:

• Los procesos empresariales están en constante cambio y desarrollo
• Los procesos están interrelacionados unos con otros
• Los procesos tienen que fluir entre múltiples organizaciones y partes interesadas

¿Qué diferencia a la tecnología BPM de las tecnologías existentes?

Visto desde una perspectiva puramente tecnológica, no se podría argumentar que BPM es algo completamente nuevo. Más bien es una convergencia de un número de tecnologías y enfoques existentes. Sus raíces primarias se encuentran en las capacidades de las herramientas de Workflow para la gestión de procesos, pero asimismo incluye capacidades que derivan de las herramientas de modelado de procesos, integración de aplicaciones, monitorización de procesos y de desarrollo rápido de aplicaciones. Sin embargo, BPM no es simplemente una suma de estas partes. Reúne todos estos elementos de la tecnología en una única plataforma que gestiona el ciclo de vida de un proceso desde la definición, despliegue, ejecución, valoración, modificación y despliegue posterior.

Pero, quizá, lo más significativo es que implica un cambio fundamental en nuestra forma de pensar sobre la estructura de los sistemas de TI, las aplicaciones y la infraestructura. Básicamente, BPM promueve un enfoque "centrado en el proceso" de TI donde la gestión del proceso extremo a extremo está separado de las aplicaciones subyacentes, sus conexiones y datos. Implica la creación de una 'capa de procesos independiente". Esta capa contiene una visión completa de todas las actividades necesarias para ejecutar un proceso empresarial concreto y puede gestionar el flujo de estas actividades, implicando diferentes aplicaciones, personas o una combinación de ambas. Un aspecto esencial de BPM es que esta capa de procesos independiente complementa las inversiones actuales (y futuras) en aplicaciones, almacenes de contenidos y herramientas de integración de datos.

¿Por qué es importante esta capa de procesos independiente?

Este enfoque centrado en el proceso supera dos obstáculos clave que han impedido a las TI dar respuesta a parte de la problemática empresarial.

En primer lugar, las aplicaciones empaquetadas representan un conjunto de elementos de proceso interdependientes, que aunque en ocasiones se pueden configurar, normalmente son difíciles de cambiar. Esto convierte la implementación inicial de aplicaciones en algo normalmente lento, caro e inflexible ante posteriores cambios. La alternativa, el desarrollo de una aplicación propia, tiene la ventaja de estar confeccionada directamente a la medida de sus requisitos iniciales, pero es incluso más cara, probablemente más lenta e inflexible una vez creada.

En segundo lugar, muy rara vez se engloba dentro de una única aplicación un proceso completo para cumplir con un pedido del cliente. Normalmente, están involucradas muchas aplicaciones (y grupos de personas). Esto ha llevado a la adición de conexiones de integración entre diferentes sistemas. Desafortunadamente, tienden a embeber más procesos en la infraestructura, aumentando la rigidez de todo el entorno tecnológico. Al separar la gestión de los procesos en una capa de proceso independiente, BPM aporta en este sentido una serie de ventajas. En primer lugar, permite que una organización mejore rápidamente el nivel de automatización de los procesos vinculando los sistemas existentes y rellenando los vacíos entre los sistemas, que anteriormente han sido difíciles de automatizar y gestionar. A menudo, la causa radica en que los sistemas no pueden manejar fácilmente ciertos elementos del proceso y es necesaria la intervención humana. En segundo lugar, permite una gestión más disciplinada del proceso; los procesos se pueden definir claramente, pueden controlarse y ejecutarse activamente por la capa BPM y pueden ponderarse en cada etapa.

Las mejores prácticas en la gestión de procesos, y el conocimiento que las secunda, pueden ser desplegadas a través de toda la organización, no sólo allá donde se encuentren involucradas las personas más cualificadas. Por último, y quizá lo más importante, el proceso puede ser modificado fácilmente y los cambios realizados pueden estar operativos de una forma mucho más rápida y económica. Por tanto, BPM no se refiere simplemente a la mejor automatización de los procesos existentes, sino que proporciona un entorno eficaz para la mejora contínua de los procesos.

La capa de procesos independiente permite además rentabilizar la inversión realizada en las aplicaciones, la integración de datos y las personas. Asimismo, permite que el área de TI de la organización tenga un mayor grado de responsabilidad de cara al negocio a un coste inferior. Pero, sin duda, el principal beneficio radica en que el buen uso de la tecnología BPM permite a las empresas la mejora del proceso de forma más rápida, sencilla y económica. Como puede observar, los problemas que resuelve BPM no son nuevos, pero BPM proporciona un enfoque nuevo e interesante para resolverlos.

Componentes de BPM

Disección de la capa de procesos independiente

Las raíces fundamentales de BPM se encuentran en las capacidades de las herramientas de Workflow para la gestión de procesos, pero asimismo incluye capacidades que derivan de las herramientas de modelado de procesos, integración de aplicaciones, monitorización del proceso y rápido desarrollo de aplicaciones. Sin embargo, BPM no es simplemente una suma de estas partes. Reúne todos estos elementos en una plataforma única, que gestiona el ciclo de vida de los procesos de una organización desde la definición, durante el despliegue, la ejecución, valoración, gestión de cambios y despliegue posterior.

Para funcionar de forma eficaz en toda la empresa y en todos sus procesos clave, la capa de procesos independiente tiene que ser capaz de:

• Manejar una amplia gama de procesos diferentes
• Gestionar procesos muy complejos
• Escalar a miles de procesos diferentes y millones de instancias
• Posibilitar la rápida creación y despliegue de nuevos procesos
• Facilitar que un usuario sin conocimientos técnicos pueda definir y desplegar cambios de forma rápida
• Permitir el funcionamiento real 24x7

Además de contar con estas características, una plataforma BPM ha de contener los seis elementos funcionales siguientes para ofrecer una capa de proceso completamente independiente:

• Ejecutando tus procesos. El corazón de una plataforma BPM es el motor que ejecuta el proceso de negocio según lo has definido. Este motor controla el estado del proceso en cualquier momento y asegura que se siguen las secuencias correctas de las distintas etapas según se han definido por parte de la empresa.
• Definiendo tus procesos. Un usuario cercano a la realidad de la operativa diaria, probablemente sin conocimientos tecnológicos, ha de poder definir procesos de negocio en términos de modelos gráficos del proceso que, a continuación, se ejecutan por el motor de procesos.
• Gestionando tus procesos. La valoración de los procesos a medida que se ejecutan proporciona la información necesaria para entender cómo está funcionando cada elemento de un proceso de negocio y cómo podría mejorarse. Asimismo, debería ofrecerse monitorización a nivel técnico o de sistemas y gestión de la plataforma.
• Integrando personas, procesos y aplicaciones. La plataforma BPM precisa tener la capacidad de comunicarse con las aplicaciones subyacentes y con las personas que realizan las tareas necesarias en cada etapa del proceso. Esta capa de integración garantiza que una amplia gama de aplicaciones diferentes y tecnologías EAI (Integración de Aplicaciones Empresariales) puedan integrarse de forma rápida y sencilla con la plataforma BPM.
• Conectando usuarios a los procesos. Las personas desempeñan un papel vital en la mayoría de los procesos de negocio. La plataforma BPM debe proporcionar un entorno que permita al usuario desempeñar su papel en el proceso y completar de forma eficaz las tareas necesarias para hacer progresar el proceso.
• Marcos de trabajos específicos para la industria. Un plataforma BPM, según se ha definido en los cinco puntos anteriores, puede añadir valor a la gestión de cualquier proceso que se encuentre fragmentado a través de múltiples sistemas y grupos de personas diferentes. Los marcos de trabajo proporcionan plantillas para procesos específicos, que pueden usarse como un punto de partida para modelar las necesidades de proceso concretas de una organización.

Resumen

Los procesos de negocio son el alma de cualquier organización. Es la visibilidad, eficiencia y efectividad de estos procesos lo que permite a una empresa alcanzar y superar sus objetivos además de diferenciarse dentro de un mercado en competencia. El enfoque de TIBCO, centrado en el proceso, le permite ofrecer un producto BPM de calidad a los responsables de los procesos de negocio. La clave para ello es el concepto de una capa de procesos independiente a las aplicaciones y a la estructura organizativa. A través de esta capa, los usuarios de la empresa pueden definir, gestionar y valorar los procesos. Esta es la capacidad fundamental que permite a los empresarios tomar directamente las riendas de los procesos sin tener que depender de los responsables de TI para implementar todos y cada uno de los cambios.

La capa de procesos independiente es el punto de coordinación de todas las actuales islas en el contexto de la automatización de un proceso de negocio, que se lleva a cabo con grandes beneficios. Las inversiones existentes en aplicaciones e infraestructura pueden ser rentabilizadas anticipando el retorno de la inversión realizada. Lo que fueron soluciones puntuales ahora pueden estar disponibles como servicios a través de la empresa, a medida que las organizaciones se mueven hacia arquitecturas que están orientadas a servicios.

Beneficios proporcionados a

• La empresa

- Transparencia del proceso empresarial
- Agilidad empresarial ante cambios de entorno
- Mayor productividad
- Reducción de costes
- Mayor Control / cumplimiento de la normativa
- Mejora del servicio de atención al cliente

• TI

- Rentabilizar la inversión en TI
- Conexión de sistemas dispares
- Más sensible hacia la empresa: nuevas aplicaciones, más rápidas, más baratas y flexibles
- Aprovechamiento de la infraestructura orientada a servicio