Médecine & Hygiène

Editorial Médecine & Hygiène integra diversos negocios con la solución flexible Compiere

Visión general de la compañía:

Médecine & Hygiène, fundada en 1943, es una asociación de médicos, dentistas y farmacéuticos con base en Ginebra, que publica una gran variedad de libros y revistas para más de 10.000 subscriptores y busca integrar las funciones de un ERP y las tareas del comercio electrónico con una solución rentable y abundantes funcionalidades.

El reto:

Las cuentas, subscripciones y renovaciones, ventas en publicidad, producción de libros, gestión de inventario y los royalties de los autores de Médecine & Hygiène fueron creciendo, incrementando la dificultad para gestionar la editorial. La compañía mejoró sus prácticas comerciales a través del tiempo, pero los sistemas altamente personalizados que habían estado utilizando se quedaron a la zaga de sus necesidades actuales. Por ejemplo, las subscripciones se introducían online, pero requerían un gran consumo de tiempo y engorrosas tareas de introducción de datos de forma manual a través de los diferentes sistemas para completar las facturas y cobros.

La empresa quería un ERP y CRM integrado y rentable que pudiese satisfacer sus necesidades funcionales y técnicas en el corto y largo plazo. En el corto plazo, Médecine & Hygiène quería integrar sus capacidades de comercio electrónico con las funciones administrativas de soporte. Comprendiendo que sus necesidades iban a continuar evolucionando, la compañía evaluó soluciones que fuesen flexibles y actualizables. El éxito a largo plazo de su solución ERP estaba fuertemente relacionado con la facilidad y rentabilidad con la que ellos pudiesen adaptar la herramienta a las necesidades futuras de su negocio.

"Una de nuestras principales necesidades era tener la capacidad de personalizar una herramienta ERP para que directamente se adaptase a nuestras necesidades", dijo Mireille Duchoud, jefa de Finanzas y Recursos Humanos en Médecine & Hygiène. "Aunque nuestro viejo sistema estaba muy anticuado, teníamos una serie de funciones específicas que queríamos mantener. Cualquier nuevo sistema que no nos permitiese esto no era bueno para nosotros".

Médecine & Hygiène prefería una solución Open Source basándose en los resultados positivos y las ventajas en el coste que consiguieron con el desarrollo de productos Open Source anteriores.

Con la ayuda de dotBase, una compañía de servicios Open Source y socio autorizado de Compiere, Médecine & Hygiène comenzó a evaluar una serie de sistemas ERP que podrían cumplir sus necesidades de flexibilidad y personalización, y al mismo tiempo que unificase sus procesos de negocio e información a través de sus múltiples líneas de negocio. Muchos de los productos que evaluaron podían manejar algunos aspectos de su negocio, tales como las subscripciones, pero no podían resolver todo el espectro de sus necesidades sin personalizaciones significativas.

Solución:

Médecine & Hygiène seleccionó la herramienta Open Source Compiere ERP y CRM porque satisfacía un amplio rango de necesidades fuera de serie y ofrecía unas potentes capacidades de personalización.

Compiere está al margen de otras herramientas mediante el suministro a Médecine & Hygiène de una fundación de código abierto flexible.

Trabajando con dotBase, Médecine & Hygiène implementó una solución de Compiere adaptada a sus necesidades. Además de las personalizaciones específicas para su negocio, dotBase suministró una herramienta que estaba totalmente focalizada para Suiza y Francia, y al mismo tiempo soportaba una facturación electrónica específica para cada país, gestionaba los cobros, las leyes impositivas y las normas contables.

La plataforma de aplicaciones que se maneja mediante modelos, tuvo un gran impacto en Médecine & Hygiène por la capacidad de implementación a la hora de realizar las personalizaciones específicas de la compañía. La plataforma permitió a los expertos funcionales de dotBase colaborar con los gerentes de la empresa y los usuarios en la realización de un acercamiento repetitivo para personalizar la herramienta, una ventaja significativa sobre el desarrollo de los sistemas ERP tradicionales. Como consecuencia de la arquitectura única de Compiere, las personalizaciones específicas de Médecine & Hygiène no necesitaron una cara "re-instalación" y migración del software para cada una de las sucesivas actualizaciones del software.

Por ejemplo, dotBase desarrolló un proceso personalizado para la facturación por publicidad, permitiendo a Médecine & Hygiène justificar diferentes situaciones de facturación basadas en cada cliente. Las funcionalidades y reglas de negocio personalizadas fueron desarrolladas y almacenadas en el diccionario de datos de Compiere, eliminando los tradicionales problemas asociados a la actualización de las personalizaciones como parte de cada futura actualización.

"Compiere fue la única herramienta ERP que encontramos que soportaba el crecimiento y evolución de todas las facetas de nuestro negocio", dijo Duchoud. "Nos permitía crear los procesos y reglas de negocio específicos que necesitábamos para aumentar nuestra base de subscripciones, y gestionar todas las tareas que teníamos entre manos. dotBase proporcionó un valioso apoyo al producto y comprensión durante todo el proceso de planificación y ejecución.

Resultados:

Médecine & Hygiène actualmente tienen una única herramienta que gestiona su trabajo y flujos de ingreso a través de sus diversas ofertas. Compiere automatiza las subscripciones, contratos de publicidad, facturas y descuentos. La compañía también utiliza Compiere para calcular los royalties para sus libros y tiene integrada la función de Web Store con EZ Publish, un sistema de gestión de contenidos Open Source, lo que expande ampliamente las opciones de compra online para los clientes.

Una notable mejoría es el proceso de pedidos online de Médecine & Hygiène. Anteriormente, los pedidos, la facturación y colecciones estaban gestionados en diferentes sistemas. Una vez que los pedidos se recibían, las facturas y pagos requerían un procesamiento manual y tenían que ser reconciliadas. Con Compiere, los clientes realizan el pedido, revisan la factura generada automáticamente, y pagan online. Ningún dato tiene que introducirse manualmente, lo que mejora en gran medida la integridad de los datos.

Médecine & Hygiène también ha automatizado sus actividades editoriales para ayudar a gestionar el flujo de trabajo editorial para sus revistas semanales y trimestrales. El autor da las pautas para cada artículo que está almacenado en Compiere, y cada página se construye en base a esta información. La página de datos que envía a la editorial donde se combina con el contenido del artículo para generar la revista acabada.

Duchoud declaró, "Estamos todavía en proceso de realización de otras mejoras a medida que continuemos expandiendo nuestro uso de Compiere, que ha demostrado ser fácil de implementar y usar. Hemos sido capaces de realizar personalizaciones tales como, añadir consultas y cambiar el diseño de las facturas, por nosotros mismos."

Médecine & Hygiène está actualmente disfrutando de las nuevas capacidades que Compiere le ha proporcionado y continúa trabajando con dotBase para mantener la herramienta sincronizada con sus prácticas empresariales. Usando las funcionalidades de Compiere junto con la experiencia de dotBase, Médecine & Hygiène tiene ahora un sistema ERP que proporciona la integración necesaria y que tiene la habilidad de crecer con la compañía.